13 шагов к идеальному празднику

Всем хочется, чтобы праздник прошел идеально. Большинство ошибок, которые, так или иначе, происходят во время организации праздников, можно избежать, если быть к ним готовым. Опираясь на опыт портала https://lioncom.pro/services/profesiini-sviata/, расскажем про 13 шагов, ведущих к организации идеального ивента.

1. Заполнить бриф

Составить бриф-документ, в котором зафиксированы все пожелания, записано, как все должно пройти и что должно быть в результате по завершению праздника.

2. Продумать формат и идею

Если все провести правильно, то у гостей будет возможность круто провести мероприятие, удивится и выложить много фотографий в инстаграм. Если же идея тухлая и повторялась много раз, то можно будет увидеть разочарование в глазах своих коллег. Для того чтобы этого не допустить, стоит подготовить несколько идей, посредством мозгового штурма, подготовить план-презентацию.

3. Составить бюджет

После выбора идеи, необходимо сделать расчет сметы. Самое неприятное в бюджете то, что он практически никогда не бывает таким, каким его задумали, он всегда немного больше, поэтому лучше перезаложить 10-15% сверху. Бюджет требует внимательного мониторинга подрядчиков, составления таблиц, выбора цен.

4. Утвердить идею и бюджет

Если остальные участники одобрили идею и смету, то можно переходить к следующему пункту. В противном случае придется составлять новый план, который устроит всех.

5. Подобрать подрядчиков

Исходя из бюджета, необходимо подобрать подрядчика. При подборе подрядчика необходимо провести оценку по трем показателям: цена, качество, адекватность.

6. Разработать план работ

В плане нужно перечислить сроки и задачи. Здесь также необходимо проанализировать возможные риски и их решения, заложить на них время.

7. Поставить задачи исполнителям

Шаг важен тем, что от правильной формулировки задач зависит, какой результат вы сможете получить на выходе. Задачи ставятся по методу СМАРТ: четкие, понятные, сформулированные, записанные в обязательном порядке.

8. Заключить договор и сделать предоплату

Договор - необходимая вещь любого ивента. Очень важный, но формальный шаг.

9. Контроль исполнения задач

В 99% проектов есть те задачи, которые нужно исправлять и давать комментарии. Например, подрядчик может говорить о том, что часть задач не проговаривалась или попросить больше заложить бюджет. Тогда стоит достать уже согласованные документы и показать их подрядчику.

10. Провести репетицию

Все, что можно отрепетировать, надо отрепетировать. Это могут быть выступления танцоров, певцов, речь директора. Для среднего ивента достаточно провести одну генеральную репетицию и несколько отдельных репетиций с артистами.

11. Провести мероприятие

Здесь нужно хорошо выспаться, захватить с собой все контакты подрядчиков, брифы, взять запасные телефоны, рации и т.д. Четко контролировать мероприятие. Второго шанса не будет и нужно сразу выложиться на максимум

12. Постпродакшн и отчет

Фото и видеоотчет обязателен. В том числе важен отчет для самого себя. Какие задачи вы ставили, что выполнили и куда стоит самому расти.  Составить отчет для подрядчика.

13. Собрать обратную связь

Последний и самый важный этап. Необходимо собрать отзывы как от заказчика, так и от гостей, которые в дальнейшем помогут в проведении будущих ивентов. Следует это сделать сразу в течение 3-х дней после проведения мероприятий.

Как видите, дело это довольно хлопотное. Потому можно обратиться в компанию https://lioncom.pro/, которая возьмет всю организацию на себя, а вам оставит только приятные впечатления от праздника.